MARIVAUX HOTEL, CONGRESS & SEMINAR CENTRE

Adolphe Maxlaan 98, 1000 Brussel, België | BTW: BE0442.904.176
reservations@hotelmarivaux.be | www.hotelmarivaux.be

ALGEMENE KADERVOORWAARDEN

Betreffende individuele verblijven & groepsverblijven, MICE, evenementen en cateringdiensten

ARTIKEL 1 – ALGEMENE REIKWIJDTE, DEFINITIES & CONTRACTHERZIENING

1.1 Reikwijdte & voorrang

• 1.1 Deze Algemene Kadervoorwaarden (de “Voorwaarden”) regelen alle contractuele relaties tussen MARIVAUX SCOMM (BE0442.904.176), gevestigd aan de Adolphe Maxlaan 98, 1000 Brussel, België (“MARIVAUX HOTEL BRUSSELS” of het “Hotel”), en elke natuurlijke of rechtspersoon die gebruikmaakt van haar diensten (de “Klant”).
• 1.2 De standaardregels voor individuele reserveringen zijn van toepassing op individuele verblijven. Specifieke bepalingen voor Groepen & MICE zijn van toepassing op elke reservering van meer dan tien (10) kamers per nacht, of elke boeking met betrekking tot de huur van vergaderzalen, seminarruimtes, catering of banketten (een “Groepsreservering”).
• 1.3 Deze Voorwaarden hebben volledige voorrang op alle afwijkende voorwaarden of bepalingen vermeld in brochures, folders, websites of marketingmateriaal.

1.2 Belangrijkste definities

• Kamer: Accommodatie-eenheden aangeboden door het Hotel, inclusief de categorieën Standard, Club, Superior Harmony, Deluxe, Junior Suite of gelijkwaardig.
• Vergaderzaal: Elk deel van de hotelgebouwen gelegen aan de Adolphe Maxlaan 98, 1000 Brussel, België, seminarruimtes of conferentiefaciliteiten die door de Klant worden gebruikt voor een evenement.
• Groepsreservering: Elke boeking van tien (10) of meer kamers per nacht, of elke boeking met betrekking tot vergaderruimte of cateringdiensten.
• Gegevens: Persoonsgegevens in de zin van Verordening (EU) 2016/679 (AVG).
• Technische apparatuur: Audiovisuele, verlichtings-, IT- of hardwareapparatuur die rechtstreeks of via aangewezen partners is besteld.
• Pro-formafactuur: Een geschatte berekening van de totale servicekosten, opgesteld voorafgaand aan aankomst voor de uitvoering van de aanbetaling.
• Eindfactuur: De definitieve afgerekende factuur die alle bevestigde, aanvullende en extra gemaakte kosten weergeeft.
• No-show: Een boeking waarbij gasten niet verschijnen zonder voorafgaande contractuele annulering in overeenstemming met deze Voorwaarden.

1.3 Integriteit & wijzigingen van het contract

• 3.1 Contractuele overeenkomsten gesloten met het Hotel zijn alleen geldig als geheel. Elke wijziging in evenementenschema’s, deelnemersaantallen of kamerreserveringen die schriftelijk is bevestigd, blijft onderworpen aan deze Voorwaarden.
• 3.2 Het Hotel behoudt zich het recht voor om prijzen of contractuele voorwaarden opnieuw te evalueren indien de oorspronkelijke overeenkomsten worden gewijzigd.

ARTIKEL 2 – TARIEVEN, BELASTINGEN & BETALINGSVOORWAARDEN

2.1 Belasting- & BTW-structuur

• 1.1 De vermelde tarieven zijn inclusief Belgische Belasting op de Toegevoegde Waarde (BTW) tegen de wettelijke tarieven: 12% BTW op overnachtingen en maaltijden/cateringdiensten; 21% BTW op alcoholische/niet-alcoholische dranken, zaalhuur, technische apparatuur en extra diensten.
• 1.2 Wettelijke belastingaanpassingen: Prijzen worden vermeld op basis van de belastingregels die van kracht zijn bij de uitvoering van het contract. Het Hotel behoudt zich het recht voor om tarieven automatisch aan te passen om wettelijke verhogingen van de Belgische BTW of de Brusselse toeristenbelasting/citytaks (€ 5,60 per kamer/nacht) die vóór aankomst worden ingevoerd, te weerspiegelen.

2.2 Betalingen

• 2.1 Alle betalingen dienen te geschieden bij het inchecken, tenzij er afspraken zijn gemaakt voor vooruitbetaling. Door een reservering te maken bij Marivaux Hotel Brussels, erkent u deze algemene voorwaarden en gaat u ermee akkoord. Wij streven ernaar om al onze gasten een uitzonderlijke ervaring te bieden, en dit beleid helpt ons om de hoogste servicenormen te handhaven.

ARTIKEL 3 – BELEID VOOR INDIVIDUELE BOEKINGEN & ANNULERINGEN

3.1 Individuele voorwaarden

• Niet-restitueerbaar tarief: Vereist 100% vooruitbetaling op het moment van boeking. De creditcard wordt onmiddellijk belast. Annuleringen, wijzigingen of terugbetalingen zijn niet toegestaan.
• Flexibel tarief: Maakt gratis annuleren mogelijk tot 24 uur voor de aankomstdatum. Bij annuleringen die minder dan 24 uur voor aankomst worden gedaan, worden annuleringskosten in rekening gebracht ter hoogte van 100% van het totale verblijf, te belasten op de gegarandeerde kaart.

BIJZONDERE ALGEMENE VOORWAARDEN

GROEPEN & EVENEMENTEN

ARTIKEL 4 – CLAUSES VOOR ANNULERING EN REDUCTIE VAN GROEPEN & EVENEMENTEN

4.1 Schema voor volledige groepsannulering

4.2 Clausules voor gedeeltelijke reductie (niet-cumulatief)

Tabel A: Evenementen ZONDER kamerreservering

Tabel B: Evenementen MET kamerreservering (groepsblokken)

ARTIKEL 5 – KAMERLIJST, CHECK-IN/OUT & CAPACITEITSVOORWAARDEN

• 1 Check-in / Check-out: De standaard check-in begint om 15:00 uur CET; de check-out bij vertrek moet voltooid zijn voor 11:00 uur CET.
• 2 Kosten voor vroeg/laat gebruik: Bezetting tussen 06:00 en 11:00 uur brengt de kosten van een volledige overnachting met zich mee. Bezetting tussen 11:00 en 15:59 uur brengt uurtarieven voor daggebruik met zich mee. Bij vertrek na 16:00 uur wordt een extra volledige overnachting in rekening gebracht.
• 3 Indiening kamerlijst: De definitieve kamerlijst moet ten minste één (1) maand voor aankomst worden verstrekt. Niet-toegewezen kamers die bij indiening in blokreserveringen overblijven, worden vrijgegeven voor openbare verkoop.
• 4 Groepsminima: Groepsvoorwaarden vereisen een minimum van tien (10) personen (20 personen voor Clark Gable-arrangementen). Als de aantallen onder dit minimum dalen, gelden de standaard individuele tarieven.
• 5 Aanpassing aantal deelnemers: Geschatte deelnemersaantallen moeten 30 dagen vooraf worden verstrekt; definitieve aantallen moeten ten minste één (1) week vooraf schriftelijk worden bevestigd. Het Hotel behoudt zich het recht voor om vergaderruimtes opnieuw toe te wijzen als de aantallen afnemen.
• 6 Kinderbeleid: Kinderen van 0–3 jaar verblijven gratis bij gebruik van de aanwezige bedden. Babybedjes kosten € 10,00/nacht. Extra bedden voor kinderen (3–12 jaar) kosten € 20,00/nacht; ontbijt voor kinderen kost € 20,00/nacht.

ARTIKEL 6 – VERGADERZALEN & RICHTLIJNEN VOOR TECHNISCHE OPSTELLING

• 1 Zorg voor de gebouwen: Vergaderruimtes en meubilair worden in goede staat ter beschikking gesteld en moeten intact worden geretourneerd. Het bevestigen van items aan muren, vloeren of plafonds met lijm, spijkers of tape is ten strengste verboden.
• 2 Externe apparatuur: Externe stands, podia of displays vereisen dertig (30) dagen van tevoren schriftelijke goedkeuring van het Hotel, vergezeld van een geldig verzekeringsbewijs.
• 3 Wijzigingen in opstelling & kosten voor overschrijding: Wijzigingen in de zaalopstelling moeten ten minste 72 uur van tevoren worden aangevraagd. Wijzigingen die minder dan 24 uur van tevoren worden aangevraagd, brengen kosten van € 50,00 per uur met zich mee. Bij het overschrijden van de overeengekomen vertrektijden uit de zaal wordt een vergoeding van € 150,00 per uur in rekening gebracht.

ARTIKEL 7 – BELEID VOOR ETEN & DRINKEN (F&B)

• 1 Menukeuze: Menukeuzes voor groepen van 10+ deelnemers moeten ten minste tien (10) dagen voor het evenement worden bevestigd. Indien er geen keuze wordt ingediend, behoudt het Hotel zich het recht voor om menu’s te selecteren binnen de gecontracteerde categorie.
• 2 Definitieve cateringaantallen: Gegarandeerde aantallen maaltijden moeten ten minste drie (3) werkdagen voor het evenement worden bevestigd.
• 3 Eten & drinken van buitenaf: Het meebrengen van eigen eten of drinken naar het Hotel is ten strengste verboden. Uitzonderlijke vrijstellingen vereisen schriftelijke toestemming, een ondertekende kwijting van aansprakelijkheid en zijn onderworpen aan kurkengeld en servicekosten.

ARTIKEL 8 – ANDERE KOSTEN & EXTRA KOSTEN

• 1 Verlenging van evenement & verblijf: In gevallen waarin een evenement langer duurt of een groep langer verblijft dan de overeengekomen tijdsperiode, behoudt Marivaux Hotel Brussels zich het recht voor om de extra gemaakte kosten te factureren.
• 2 Niet-inbegrepen diensten: Alle maaltijden, dranken of andere diensten die niet in de boekingsovereenkomst zijn inbegrepen, worden door het hotel aan de klant in rekening gebracht, tenzij het hotel schriftelijk wordt geïnformeerd dat deze kosten individueel moeten worden gedragen. Indien er vooraf geen informatie is verstrekt over deze regelingen, worden alle prijsverschillen rechtstreeks in rekening gebracht aan de ondertekenaar van de overeenkomst.
• 3 Economische & belastingaanpassingen: Marivaux Hotel Brussels behoudt zich het recht voor om prijzen aan te passen in lijn met economische indicatoren, gewijzigde BTW-tarieven, accijnstarieven of variaties in belastingtarieven en servicepercentages zonder voorafgaande kennisgeving aan de klant.

ARTIKEL 9 – HUISREGELS, ROOKVERBOD & WANBEDRAG

• 1 Rookbeleid: Overeenkomstig de Belgische wetgeving zijn alle binnenruimtes en openbare ruimtes van het Hotel strikt rookvrij. Overtredingen leiden tot een onmiddellijke verplichte schoonmaakboete van € 250,00 (exclusief BTW), plus een vergoeding voor extra schade of omzetverlies.
• 2 Beleid voor minderjarigen: Niet-begeleide minderjarigen (onder de 18 jaar) zijn niet toegestaan om te verblijven.
• 3 Huisdierenbeleid: Huisdieren zijn ten strengste verboden in de gastenkamers en openbare ruimtes (gecertificeerde hulphonden uitgezonderd).
• 4 Gedrag & beëindiging: Ernstige of herhaalde schendingen van de huisregels vormen een ernstig wanbedrag, wat het Hotel het recht geeft om het verblijf onmiddellijk te beëindigen zonder terugbetaling of schadeloosstelling.

ARTIKEL 10 – ONVOLDOENDE KAMERS (SEND-OUT BELEID)

In het geval dat er geen kamers beschikbaar zijn voor een bevestigde boeking, zal het Hotel alternatieve accommodatie regelen in een hotel van gelijkwaardig niveau. Directe transportkosten en de kosten voor de alternatieve kamer worden door het Hotel gedekt. Het Hotel kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verdere schade of secundaire schadeloosstellingen.

ARTIKEL 11 – AANSPRAKELIJKHEID, VERZEKERING & BEVEILIGING VAN EIGENDOMMEN

• 1 Aansprakelijkheid van de klant: De Klant en de Groepsorganisator zijn hoofdelijk aansprakelijk voor elke schade, verlies of letsel veroorzaakt aan hotelstructuren, apparatuur of personeel door deelnemers of externe leveranciers. Een administratieve toeslag van 5% van de herstelwaarde wordt toegevoegd aan de herstelkosten.
• 2 Diefstal & verlies: Het Hotel aanvaardt geen aansprakelijkheid voor diefstal, verlies of schade aan persoonlijke bezittingen, apparatuur of materialen die in de gebouwen zijn meegebracht, behalve zoals bepaald in de artikelen 1952–1954 van het Belgisch Burgerlijk Wetboek. Een bewijs van een aansprakelijkheidsverzekering voor derden moet op verzoek worden verstrekt.

ARTIKEL 12 – OVERMACHT & BEËINDIGINGSRECHTEN VAN HET HOTEL

• 1 Overmacht: Geen van beide partijen is aansprakelijk voor niet-nakoming of vertragingen veroorzaakt door gebeurtenissen buiten redelijke controle (bijv. natuurrampen, branden, overstromingen, oorlogen, terreurdaden, stakingen of wettelijke overheidsmandaten).
• 2 Beëindigingsrecht van het hotel: Het Hotel behoudt zich het recht voor om contracten onmiddellijk en zonder boete te beëindigen als het evenement de veiligheid, beveiliging of openbare reputatie van het Hotel in gevaar brengt, of in gevallen van overmacht of niet-betaling.

ARTIKEL 13 – GEGEVENSBESCHERMING (AVG) & INTERNETGEBRUIK

• 1 Gegevensbescherming: Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (AVG) voor boekingsbeheer, facturering en wettelijke naleving. Vragen kunnen worden gericht aan privacy@hotelmarivaux.be.
• 2 Internetgebruik: Het Hotel aanvaardt geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor claims van derden die voortvloeien uit misbruik van internet door gasten, deelnemers aan evenementen of Klanten.

ARTIKEL 14 – SCHEIDBAARHEID, TOEPASSELIJK RECHT & JURISDICTIE

• 1 Scheidbaarheid: Indien een bepaling van deze Voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar wordt geacht, blijven alle overige bepalingen volledig van kracht.
• 2 Toepasselijk recht: Deze Voorwaarden en alle daaruit voortvloeiende contracten worden uitsluitend beheerst door het Belgisch recht.
• 3 Jurisdictie: Elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze Voorwaarden valt onder de exclusieve bevoegdheid van de bevoegde rechtbanken van Brussel, België.

ARTIKEL 15 – ADVERTENTIES

Het gebruik van het hotel-logo, de hotelnaam of enige andere vorm van publiciteit of verwijzing naar de naam “Marivaux Hotel” of het maken of publiceren van foto’s met betrekking tot het hotel is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de hoteldirectie.